Inboxbeheer uitbesteden

Je inbox hoeft niet je hele werkdag te bepalen

Even snel je mail controleren. Een vraag beantwoorden. Een afspraak bevestigen. En voordat je het weet, ben je alweer een flink deel van je tijd kwijt.

Als ondernemer krijg je dagelijks allerlei berichten binnen. Van vragen van klanten tot afspraken, documenten, nieuwsbrieven en zaken die nog opgevolgd moeten worden.

Het lastige is dat niet iedere e-mail even belangrijk is, maar je ze vaak wel allemaal zelf moet bekijken om dat te bepalen.

Dat kan anders.

Door je inboxbeheer uit te besteden, hoef je niet meer ieder bericht zelf te verwerken. Ik help je met het organiseren en afhandelen van je e-mail, op een manier die bij jou en je onderneming past.

Wat houdt inboxbeheer uitbesteden in?

Welke werkzaamheden ik precies overneem, spreken we vooraf samen af. Zo houd jij de regie, terwijl ik je ondersteun bij de dagelijkse verwerking van je e-mail.

E-mails ordenen en filteren

Ik help je om structuur aan te brengen in je mailbox. Bijvoorbeeld door berichten te sorteren, mappen in te richten en onderscheid te maken tussen e-mails die direct aandacht nodig hebben en berichten die kunnen wachten.

Berichten beantwoorden

Niet iedere e-mail hoeft persoonlijk door jou beantwoord te worden.

Denk aan algemene vragen, bevestigingen of andere terugkerende berichten. Op basis van duidelijke afspraken kan ik deze namens jou afhandelen.

Afspraken en planning

Komt er via de mail een verzoek binnen om een afspraak te maken of te verzetten? Dan kan ik helpen bij het afstemmen en verwerken van die afspraken in je agenda.

Openstaande berichten opvolgen

Sommige e-mails vragen om een vervolgactie. Ik help je om overzicht te houden over wat nog moet gebeuren, zodat belangrijke zaken niet ongemerkt blijven liggen.

Archiveren en overzicht bewaren

Een overzichtelijke mailbox is makkelijker te gebruiken. Ik kan je helpen bij het opzetten en bijhouden van een logische structuur, zodat je berichten en informatie eenvoudiger terugvindt.

Wat levert het je op?

Het doel is niet dat je nooit meer naar je mailbox hoeft te kijken.

Het gaat erom dat je minder tijd kwijt bent aan het verwerken van e-mails en meer overzicht hebt over wat jouw aandacht nodig heeft.

Door duidelijke afspraken te maken over welke berichten ik zelfstandig mag afhandelen en welke ik aan jou voorleg, ontstaat er een werkwijze die aansluit bij jouw onderneming.

Zo blijft de communicatie met je klanten en andere contacten zorgvuldig geregeld, zonder dat jij alles zelf hoeft op te pakken.

Hoe werkt inboxbeheer uitbesteden?

We maken kennis
Je vertelt hoe je momenteel met je e-mail omgaat, waar je tegenaan loopt en welke ondersteuning je zoekt.
We bepalen de werkwijze
Samen spreken we af welke berichten ik mag beantwoorden, welke ik moet doorsturen en welke zaken je liever zelf afhandelt.
We regelen de toegang
We zorgen voor een passende, veilige manier waarop ik toegang krijg tot de benodigde e-mailomgeving. Waar mogelijk werken we met gedelegeerde toegang, zodat je jouw persoonlijke wachtwoord niet hoeft te delen.
Ik ga voor je aan de slag
Zodra de afspraken en toegang geregeld zijn, kan ik je inbox gaan ondersteunen. We stemmen regelmatig af of de werkwijze nog goed aansluit bij wat je nodig hebt.

Inboxbeheer als onderdeel van bredere ondersteuning

Misschien wil je alleen hulp bij je mailbox. Maar het kan ook zijn dat je daarnaast ondersteuning zoekt bij je agenda, administratie of andere organisatorische werkzaamheden.

Dat is geen probleem.

Bij Sanne regelt het kun je verschillende werkzaamheden combineren binnen de beschikbare uren. Je hoeft dus niet voor iedere taak een aparte dienst af te nemen.